BALI EXPRESS, SEMARAPURA- Pemkab Klungkung mulai tahun ini menerapkan elektronik Surat (e-Surat) Klungkung. Semua urusan surat menyurat dikirim melalui aplikasi. Tidak perlu lagi repot perintahkan staf membawa surat ke instansi lain. Bahkan Kepala Dinas Komunikasi dan Informatika (Diskominfo) Kabupaten Klungkung, I Wayan Parna, mengaku sudah merancang e-Surat Klungkung sampai ke tingkat desa.
Parna menargetkan e-Surat Klungkung segera diluncurkan sampai ke tingkat desa. Dengan menggunakan aplikasi itu, program inovatif tersebut bisa dimanfaatkan langsung masyarakat. Misalnya ada masyarakat akan bersurat ke salah satu instansi atau bupati dengan tujuan tertentu bisa dibantu mengirimnya melalui kantor desa masing-masing.
“Sekarang baru sebatas diterapkan di lingkungan OPD dan Camat. Kami tengah merancang semua desa menggunakan aplikasi e-Surat Klungkung,” jelas Parna ditemui Bali Express, Rabu (2/1) kemarin.
Setelah uji coba pada akhir 2018, e-Surat Klungkung cukup mengirit biaya pengiriman. Diskominfo sebagai leading sektor sebatas menyediakan aplikasi. Kemudian masing-masing instansi menyiapkan mesin scanner dan tenaga administrasi, termasuk jaringan internet.
“Ini adalah bagian dari e-Government. Percepat proses pelayanan,” jelasnya. Mantan Kepala Bagian Humas dan Protokol Setda Kabupaten Klungkung itu menegaskan, selain hemat dari sisi biaya dan tenaga, e-Surat itu mudah dipantau. Riwayat pengiriman surat bisa diketahui, apakah sudah diterima apa belum. Melalui e-Surat, surat yang dikirim teregister secara otomatis.
“Melalui aplikasi itu, kami juga bisa langsung melakukan disposisi. Bisa diketahui apakah yang diberi mandat sudah menerima disposisi apa belum,” terangnya. Tentunya untuk menggunakan aplikasi, para pejabat mulai tingkat kepala seksi harus mengunakan handpone android.
“Dari handpone bisa diunduh aplikasinya. Ada pemberitahuan kalau ada surat masuk atau ada disposisi. Jadi tidak bisa bohong, sudah dapat surat tapi bilang belum,” sambungnya.
Untuk menghindari server penuh, dinas setempat menyiapkan server untuk bekap data. “Tiap bulan dibekap. Jadi sekaligus bisa e-Arsip,” tandasnya.
Editor : I Putu Suyatra