Sebelum mengenal lebih jauh tentang aplikasi keluar masuk barang beserta manfaat dan fitur-fiturnya, mari kita lebih dahulu mengetahui apa itu manajemen inventory.
Apa Itu Aplikasi Keluar Masuk Barang?
Manajemen inventory atau manajemen persediaan merupakan proses yang kompleks, terutama untuk perusahaan-perusahaan yang lebih besar, tetapi sebenarnya dasar-dasarnya sama saja terlepas dari ukuran atau jenis perusahaannya.
Di perusahaan-perusahaan besar, biasanya barang terlebih dahulu berada pada area penerimaan gudang dalam bentuk bahan baku atau komponen-komponen. Kemudian perusahaan memindahkannya ke dalam tempat penyimpanan stok atau rak. Sementara di perusahaan-perusahaan yang lebih kecil, barang yang diterima dapat langsung ditaruh di tempat penyimpanan stok.
Mengenal Aplikasi Keluar Masuk Barang & Manfaatnya bagi Bisnis Anda
Perusahaan kemudian mengambil barang-barang tersebut dari area stok dan memindahkan ke fasilitas produksi untuk memproses bahan-bahan baku menjadi barang jadi. Selanjutnya, perusahaan dapat meletakkan barang jadi kembali ke rak-rak terlebih dahulu atau mengirimkan langsung ke pelanggan.
Pengertian Aplikasi Keluar Masuk Barang
Aplikasi keluar masuk barang atau sistem manajemen inventaris adalah kombinasi teknologi (perangkat keras dan perangkat lunak) dan proses serta prosedur yang mengawasi pemantauan dan pemeliharaan barang-barang yang disimpan oleh suatu perusahaan. Barang-barang ini bisa merupakan aset perusahaan, bahan baku, atau produk jadi yang siap dikirim ke vendor atau konsumen akhir.
Saat ini, kebanyakan aplikasi keluar masuk barang dapat diintegrasikan dengan sistem-sistem lainnya seperti sistem akuntansi, sistem pembelian, dan bahkan menjadi salah satu bagian dari sistem ERP. Aplikasi keluar masuk barang yang canggih memungkinkan perusahaan untuk mengelola persediaan mereka yang disimpan di banyak gudang yang tersebar di beberapa lokasi.
Manfaat Utama Inventory Management System
Jadi, apa yang membuat banyak perusahaan untuk memilih mengotomatiskan pengelolaan inventarisnya dengan menggunakan aplikasi keluar masuk barang? Seperti yang telah Anda ketahui di atas bahwa manajemen inventaris merupakan proses yang kompleks, yang menghabiskan banyak waktu, tenaga, dan biaya apabila berjalan secara manual.
Aplikasi keluar masuk barang dapat menyederhanakan proses pengelolaan persediaan yang kompleks, seperti pengecekan inventaris, pemesanan barang dari pemasok, pengambilan dan pengepakan barang, penghitungan nilai inventaris, prediksi kebutuhan inventaris, pelacakan pengiriman pesanan, dan masih banyak lagi.
Berikut ini adalah beberapa manfaat utama aplikasi keluar masuk barang yang juga menjadi alasan bagi banyak perusahaan untuk beralih menggunakan solusi otomatis ini.
- Penyimpanan Data Terpusat
Semakin banyak lokasi stok yang harus Anda kelola, semakin sulit Anda mengelola pesanan dan melacak ketersediaan stok yang Anda miliki.
Dengan aplikasi keluar masuk barang yang memadai, Anda akan dapat mengetahui ketersediaan barang dan menemukan lokasinya hanya dalam hitungan detik, bahkan sekalipun barang berada di gudang atau toko yang berbeda. Anda juga dapat memproses pesanan dan melacak kurir pengiriman melalui sistem yang sama.
- Stock Control
Stock control (atau inventory control) adalah usaha yang dilakukan oleh perusahaan dalam menyediakan stok barang yang dibutuhkan untuk memenuhi permintaan konsumen.
Aplikasi keluar masuk barang memungkinkan Anda untuk mengawasi ketersediaan stok Anda dan memastikannya untuk selalu berada di tingkat yang mencukupi. Sistem akan memberikan notifikasi ketika persediaan Anda sudah menipis sehingga Anda dapat segera melakukan pemesanan ulang.
- Peningkatan Efisiensi
Dengan aplikasi keluar masuk barang, berbagai aktivitas kompleks yang termasuk dalam penanganan stok dapat berjalan menjadi lebih sederhana. Laporan inventaris bulanan hingga tahunan dapat selesai dalam hitungan detik. Ini adalah sesuatu yang mustahil jika proses tersebut berjalan secara manual.
- Produktivitas yang Optimal
Karena berbagai pekerjaan yang berhubungan dengan pengelolaan inventaris telah terotomatiskan, maka karyawan Anda dapat lebih fokus pada tugas-tugas lain yang tidak kalah penting. Mereka tidak perlu lagi terjebak pada satu pekerjaan yang memakan waktu lama seperti pencatatan jumlah stok atau pembuatan laporan dengan spreadsheet.
- Penghematan Biaya
Solusi manajemen inventaris menjauhkan perusahaan dari kerugian finansial akibat dari berbagai human error, penyimpanan stok yang berlebihan, pembelian barang yang tidak perlu, kompensasi untuk keterlambatan pengiriman, dan lain-lain. Dengan satu sistem yang terpusat dan terintegrasi, Anda tidak perlu menghamburkan uang untuk membeli sistem tambahan untuk mengelola persediaan Anda.
Selain itu, Anda juga bisa mengurangi biaya yang semestinya Anda gunakan untuk membayar tenaga kerja profesional untuk mengelola inventaris perusahaan. Sebab, sistem ini mampu mengotomatiskan pengelolaan inventaris Anda. Siapa saja akan dapat mengimplementasikan sistem ini dengan sangat mudah sekalipun penggunanya bukan ahli dalam inventaris.
- Peningkatan Kepuasan Pelanggan
Perangkat lunak manajemen inventaris memastikan seluruh pesanan konsumen terpenuhi dengan baik melalui informasi real time terkait tingkat persediaan Anda. Sistem juga memungkinkan Anda untuk melacak pengiriman pesanan hingga sampai ke tangan konsumen. Sehingga pada akhirnya, sistem ini membantu meningkatkan kepuasan pelanggan pada layanan Anda.
- Prakiraan & Perencanaan yang Akurat
Aplikasi keluar masuk barang membantu Anda menjadi lebih proaktif ketika merencanakan dan memprediksi kebutuhan inventaris Anda. Dengan laporan inventaris yang lengkap dan akurat, Anda dapat mengetahui produk yang paling populer, produk yang sepi peminat oleh konsumen, seberapa banyak barang yang harus Anda sediakan pada waktu yang akan datang, pemasok mana yang paling menguntungkan, dan berbagai informasi penting lainnya yang membantu meningkatkan produktivitas bisnis Anda.
Fitur-Fitur Utama dalam Aplikasi Keluar Masuk Barang
Perlu diingat bahwa tidak semua sistem aplikasi keluar masuk barangmemiliki fitur-fitur yang sama. Beberapa di antaranya memungkinkan penggunanya untuk mengelola inventaris di banyak gudang dan sebagian hanya memungkinkan penggunanya untuk mengelola stok barang di satu lokasi.
Terlepas dari penyedianya, berikut ini adalah beberapa fitur utama yang harus ada dalam sistem manajemen inventaris yang baik.
- Manajemen Stok
Fitur ini membantu pengguna untuk memantau pergerakan stok dari satu lokasi ke lokasi lain. Ketika barang keluar dari gudang atau toko, maka fitur ini akan secara otomatis mengurangi jumlah stok yang dimiliki (inventory on hand).
- Manajemen Procurement
Dengan fitur ini, pengguna dapat mengatur jumlah minimum stok dan menyalakan notifikasi yang akan memberi tahu jika persediaan sudah mencapai tingkat minimum sesuai dengan pengaturan pengguna. Pengguna kemudian dapat langsung melakukan pemesanan ulang secara otomatis ke supplier.
- Manajemen Supplier
Fitur ini berfungsi menyimpan seluruh informasi lengkap terkait pemasok. Dengan fitur ini, pengguna dapat dengan mudah menemukan pemasok dan membandingkan penawaran dari satu pemasok dengan pemasok lainnya.
- Barcode Scanning
Ini merupakan salah satu fitur yang sangat penting bagi banyak perusahaan, terutama yang bergerak di bidang ritel dan grosir. Fitur ini memungkinkan pengguna untuk membuat barcode secara otomatis sehingga mempercepat proses pelabelan. Sistem manajemen inventaris yang bagus menyediakan integrasi dengan barcode scanner.
- Shipment Tracking
Dengan alat pelacakan pengiriman, penjual dapat dengan mudah melacak barang yang sedang dalam proses pengiriman ke pelanggan. Beberapa aplikasi keluar masuk barang bahkan mengizinkan pelanggan untuk mengkonfirmasi penerimaan barang secara langsung di tempat melalui aplikasi seluler.
- Laporan Inventaris
Aplikasi keluar masuk barang yang baik menyediakan alat pelaporan canggih yang menunjukkan data analitik lengkap tentang pergerakan stok, valuasi stok, jumlah stok, inventory turnover, dan masih banyak lagi. Dengan data yang akurat, maka pemangku kepentingan di perusahaan dapat membuat keputusan bisnis yang lebih baik.
Jadi, secara singkat, aplikasi keluar masuk barang adalah sistem yang dirancang untuk membantu bisnis mengotomatiskan pengelolaan inventaris atau persediaan barang mereka, baik itu aset mereka sendiri maupun barang dagangan.
Aplikasi keluar masuk barang tidak hanya digunakan oleh perusahaan-perusahaan besar, tetapi juga bisnis kecil dan menengah. Aplikasi keluar masuk barang biasanya menjadi opsi yang paling disukai oleh kalangan UKM, karena harganya yang lebih terjangkau, implementasinya yang lebih mudah, dan fleksibilitasnya yang lebih baik.
Jurnal by Mekari, Rekomendasi Aplikasi Keluar Masuk Barang Terbaik
Jurnal by Mekari merupakan software akuntansi online dengan laporan keuangan seperti neraca keuangan, arus kas, laba-rugi, dan lainnya. Tujuan Jurnal by Mekari adalah memudahkan pembukuan serta proses akuntansi pemilik bisnis.
Semua perusahaan dan pengusaha pasti menginginkan administrasi yang berjalan baik, sementara masih banyak perusahaan yang kesusahan untuk mengelola administrasi yang baik. Untuk itulah Jurnal by Mekari hadir sebagai Simple Online Accounting Software untuk menunjang kesuksesan pebisnis.
Dengan menggunakan Jurnal by Mekari, maka lebih menghemat waktu proses administrasi dan operasional, dengan harga yang efisien, efektif dan cepat. Karena itu, pebisnis bisa lebih fokus untuk mengembangkan usahanya.
Jurnal by Mekari bisa diakses secara fleksibel, untuk berbagai perangkat dan kapan saja, selama terhubung dengan internet. Menggunakan software akuntansi ini menjadikan pengguna lebih mudah dalam membuat invoice atau faktur, mengecek inventori, serta membuat laporan keuangan.
Jadi, Jurnal by Mekari menjadikan pembuatan laporan keuangan perusahaan lebih mudah, aman, cepat, nyaman, dan datanya bisa diakses secara real-time. Menariknya, Jurnal by Mekari telah memiliki keamanan berstandar tinggi, ISO 27001, setara dengan bank, sehingga keamanan data perusahaan terjamin.
Selain itu, Jurnal memiliki banyak fitur di dalamnya seperti:
- Fitur pembelian di mana di dalamnya terdapat fitur purchase order dan invoice dengan rinci dan lengkap.
- Pembuatan faktur dan perhitungan pajak otomatis.
- Cash link.
- Pembuatan laporan keuangan dan masih banyak lagi fitur lainnya.
- Manajemen Stok
Dengan menggunakan jurnal, Anda juga dapat mengakses data secara realtime, kapan pun dan di mana pun.
Jurnal by Mekari dapat diakses di laman https://www.Jurnal.id dan tersedia di platform Android. Download aplikasinya melalui PlayStore untuk mendapatkan layanan akuntan profesional secara gratis selama 14 hari. Editor : Nyoman Suarna