BALIEXPRESS.ID – Dinas Perhubungan (Dishub) Kabupaten Gianyar memusnahkan sebanyak 11.103 berkas arsip inaktif yang telah habis masa retensinya dan dinyatakan tidak memiliki nilai guna administrasi, hukum, maupun pertanggungjawaban lainnya. Proses pemusnahan dilakukan di halaman Kantor Dishub Gianyar, Selasa (11/11), dengan menggunakan mesin pencacah dokumen.
Arsip yang dimusnahkan sebagian besar merupakan surat-surat dan SPJ (Surat Pertanggungjawaban) dari tahun 2017 hingga 2021. Pemusnahan dilakukan langsung oleh Sekretaris Dinas Perhubungan Kabupaten Gianyar, Made Sukania Dwiyani Prajnya Paramita, disaksikan oleh Kabid Pembinaan dan Pengelolaan Kearsipan Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Gianyar, Ida Bagus Putu Gede Mayun, perwakilan Inspektorat Daerah, serta Bagian Hukum Setda Kabupaten Gianyar.
Dalam kesempatan itu, Prajnya Paramita menegaskan bahwa pemusnahan arsip merupakan bagian dari komitmen Dishub Gianyar dalam mewujudkan tata kelola arsip yang tertib dan efisien.
“Kami melaksanakan pemusnahan arsip ini berdasarkan ketentuan Jadwal Retensi Arsip (JRA) dan telah memperoleh persetujuan dari Lembaga Kearsipan Daerah. Seluruh arsip yang dimusnahkan telah diverifikasi dan dinyatakan tidak memiliki nilai guna lagi,” ujarnya.
Ia menambahkan, sebelum dilakukan pemusnahan, pihaknya telah melalui proses panjang mulai dari pengumpulan arsip, pembentukan tim penilai, hingga penyeleksian arsip yang layak dimusnahkan. Proses ini melibatkan unsur Inspektorat, Bagian Hukum, dan Lembaga Kearsipan untuk menjamin akurasi dan akuntabilitas.
Lebih lanjut, Prajnya Paramita menekankan bahwa pemusnahan arsip tidak hanya sekadar mengurangi penumpukan dokumen, tetapi juga merupakan langkah strategis untuk menjaga keamanan dan kerahasiaan informasi pemerintah.
“Dengan tertib arsip, kami dapat memberikan pelayanan publik yang lebih cepat dan akurat, karena data yang tersimpan benar-benar relevan dan bermanfaat,” tambahnya.
Sementara itu, Kabid Pembinaan dan Pengelolaan Kearsipan Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Gianyar Ida Bagus Putu Gede Mayun memaparkan bahwa tujuan pemusnahan untuk mengurangi jumlah arsip yang ada di unit pencipta. Dijelaskannya bahwa arsip yang boleh dimusnahkan ialah arsip inaktif yang tidak memiliki nilai guna atau yang nilai gunanya sudah menurun seperti SPJ atau surat-surat.
“Arsip yang sudah habis masa retensinya wajib dimusnahkan. Kalau yang memiliki keterangan permanen wajib diserahkan kepada lembaga kearsipan. Karena lembaga kearsipanlah yang mengelola kearsipan yang bersifat permanen,”jelasnya.
Arsip yang bersifat permanen atau arsip statis dijelaskan Ida Bagus Mayun seperti Peraturan Daerah, Peraturan Bupati, MoU, tapal batas dan arsip vital lainnya yang perlu diselamatkan.
Ida Bagus Mayun juga mengapresiasi Dinas Perhubungan yang telah bisa melakukan pemusnahan arsip sesuai dengan aturan pada JRA. *
Editor : Putu Agus Adegrantika